Az SZTNH hétfői közleményében azt írja, hogy a hivatalnak havonta átlagosan 4000 beadványt kell iktatnia. Ebbe beletartozik a postán feladott vagy faxon elküldött iratok sokasága is, a legtöbb ügyfél azonban eddig a személyes ügyintézés mellett döntött. Az ezzel járó feladatokat úgy látta el a hivatal, hogy a beadványok (szabadalmi, védjegy bejelentések, ezek változásai, módosítások, K+F minősítési kérelmek stb.) személyes intézésére kiírt ügyfélfogadási időt napi néhány órára korlátozta, hiszen a munkaidő másik felében hitelesíteni, iktatni kellett az adatokat. Ez az ügyfelek számára olykor sorban állással járt.
Az automata terminál nemcsak az egy-egy dokumentum leadásához szükséges időt rövidíti le 15-20 percről néhány percre, hanem azt is lehetővé teszi, hogy bármikor – akár munkaidő után, éjszaka – beérkezhessen például egy szabadalmi bejelentés. Az automata érkeztető terminálon keresztül benyújtott iratokat a hivatal az adott nap, adott óra, adott percétől tekinti beérkezettnek.
A terminál azon az elven működik, mint egy bank éjszakai pénzbefizető automatája. A feladót az átlátható, érintőképernyős felületen bevitt adatokkal azonosítják. A zárt borítékban leadott küldemények befogadásáról a terminál két bizonylatot, úgynevezett „érkeztető cédulát” ad. Az egyik a terminál oldalán levő nyíláson bedobandó borítékra kerül, a másikat pedig meg kell őrizni. A két bizonylat együtt hitelesíti a beadványt.
A hivatal Akadémia utcai épületében felállított másik terminál az ott található ügyfélszolgálati osztály nyitvatartási ideje alatt áll az ügyfelek rendelkezésére. Az automata terminálok online kapcsolatban állnak a hivatal iktató rendszerével, amely így egyértelműen biztosítja a beadott dokumentumok hitelességét és az adatok titkosságát. Egyetlen dokumentum sem veszhet el vagy kerülhet illetéktelen kezekbe – hangsúlyozza az SZTNH.
A nyitvatartási időben továbbra is lehetőség van a szabadalmi, védjegy és egyéb beadványok benyújtására az SZTNH ügyfélszolgálatán, valamint az eddig is a személyes beadások helyszínéül szolgáló „Iktatóban” – teszi hozzá közleményében a hivatal.
