Telefonos ügyfélszolgálat: az 5 perces szabályról

Lassan 20 perce vár az ügyintéző kapcsolására? Cikkünkből tájékozódhat az „5 perces szabály” részleteiről.

Valószínűleg Önt is bosszantotta már, hogy a telefonos ügyfélszolgálaton ügyintézővel csak hosszú várakozást követően tudott beszélni, vagy már a várakozás közben feladta, s letette a kagylót.

Általános tévhitet szeretnénk eloszlatni, ugyanis nem minden telefonos ügyfélszolgálatra vonatkozik a fogyasztóvédelemről szóló törvény köznapi nyelvben „5 perces szabályként” emlegetett előírása. Az alábbi rendelkezések ugyanis csak a közszolgáltatási tevékenységet folytató vállalkozásokra nézve kötelező érvényűek, így például a víziközmű-, távhő-, kéményseprő-ipari szolgáltatókra, postai, villamosenergia- és földgázszolgáltatókra. Egyéb jogszabályban foglalt kötelezettségek alapján pedig a telefonos ügyfélszolgálat működtetésére kötelezett szolgáltatókra (pl. a hírközlés területén).

A rendelkezések szerint telefonos eléréssel működtetett ügyfélszolgálat esetében biztosítani kell az ésszerű várakozási időn belüli hívásfogadást és ügyintézést. A vállalkozás az ügyfélszolgálati ügyintézőnek az ügyfélszolgálat felé indított hívás sikeres felépülésének időpontjától számított öt percen belüli élőhangos bejelentkezése érdekében úgy köteles eljárni, ahogy az az adott helyzetben általában elvárható. Vagyis az 5 perc onnantól számít, hogy a hívó fél számára a telefonkapcsolat sikeresen létrejött.

Az ügyfélszolgálathoz beérkező valamennyi, telefonon tett szóbeli panaszt, valamint az ügyfélszolgálat és a fogyasztó közötti telefonos kommunikációt hangfelvétellel rögzíteni kell. A hangfelvételt egyedi azonosítószámmal kell ellátni, öt évig meg kell őrizni, és a fogyasztó kérésére díjmentesen rendelkezésre kell bocsátani. A vállalkozás a hangfelvétel készítésével, megőrzésével és rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos kötelezettségéről, továbbá az egyedi azonosítószámról a fogyasztót a telefonos ügyintézés kezdetekor tájékoztatni köteles.

A későbbi gördülékenyebb ügyintézés érdekében a telefonáló ügyfélnek érdemes ezt az azonosító számot, a hívás időpontját és terjedelmét magának is rögzítenie.

A fenti rendelkezések értelmében megállapítható, hogy önmagában az a tény, hogy 5 percen belül nem történik meg a hívásfogadás, nem feltétlenül jelenti a vonatkozó rendelkezések megsértését.

Vizsgálni szükséges ugyanis azt, hogy az 5 percen belüli élőhangos bejelentkezés érdekében úgy járt-e el a szolgáltató, ahogy az adott helyzetben elvárható. Az adott helyzetben elvárhatóság pedig a konkrét eset valamennyi lényeges körülményének vizsgálata alapján ítélhető meg.

Általánosságban ebben a tárgykörben panaszbejelentésre indul eljárás, hiszen egyedi ügyekben alakulhat ki olyan helyzet, melyben a hívásvárakoztatás indokolatlanul elhúzódik. Minden egyes ügyben külön vizsgálat tárgya, hogy az ésszerű várakozási idő kialakítása érdekében a szolgáltató minden tőle telhetőt megtett-e.

Ezért amennyiben ilyen jellegű panasza van, úgy a lakóhely szerint illetékes kormányhivatal fogyasztóvédelmi szervezeti egységéhez fordulhat annak kivizsgálása érdekében, hogy a szolgáltató betartotta-e a fenti előírásokat.

Az elektronikus hírközlési szolgáltatás átfogó ellenőrzéséről szóló vizsgálati összefoglaló alapján a telefonos ügyfélszolgálatok élőhangos bejelentkezésének 5 percen belüli elmaradásával kapcsolatosan 2014-ben a hírközlési szolgáltatókkal összefüggésben 37 beadvány érkezett, ebből 4 esetben állapították meg a felügyelőségek a fogyasztóvédelmi szabályok megsértését.

További hasznos információk: www.nfh.hu

_{Kérjük, a blog olvasásakor vegye figyelembe, hogy a bejegyzések a megírás idején hatályos jogszabályi rendelkezéseken alapulnak. A problémára nem kizárólag az általunk megírt válasz lehet a követendő példa, elképzelhető, hogy létezik más megoldás, a kérdés más nézőpontból való megközelítése.}