Igény van egy ötezer fős konferencia-központra

Mára igen népszerűvé vált a turisztikai ágazat azon területe, amelyet úgy hívunk: konferenciaturizmus. Ez azért lényeges szegmense az idegenforgalomnak, mert az emberekben megvan az alapvető kommunikációs igény a személyes találkozásra. Éppen ezért nem véletlen, hogy a videokonferenciák nem vették át a személyes értekezletek szerepét. Túl azon, hogy a konferenciaturizmus nagyon drága, csak bizonyos dolgokra alkalmas. Ez lehet az oka annak is, hogy a műszaki fejlesztés megtorpant a világban a videokonferenciák terén, s csak a nagy nemzetközi találkozók kiegészítő megoldásaként használják.

Új kapcsolatok, együttműködések kezdetét, bizalmat jelent a személyes találkozás, a másik megismerése a fizikai valóságban. A népszerűség másik oka, hogy ezeken a konferenciákon hallhatnak olyan neves, közismert szaktekintélyektől előadásokat, akikkel különben soha nem találkozhatnának.
A felmérések tanúsága szerint a másik ok, amiért szívesen utaznak el a konferenciákra, a társadalmi programok színessége, az érdekesség. Az úgynevezett „kávészünet-szekció” a konferenciák legfontosabb eleme, mert ekkor lehet egymással megismerkedni, beszélgetni, ami a későbbi üzleti kapcsolatok alapja is lehet. Ebből következően napjainkban a bölcs konferenciaszervező nem tízperces, hanem fél- vagy egyórás kávészünetet iktat be a programba.
Magyarország nagyon jó pozícióban van a nemzetközi turisztikai vagy konferenciapiacon. Hazánk évek óta nem volt rosszabb pozícióban, mint a 25. helyen a világban a nemzetközi ülések számát illetően. Budapest pedig volt már negyedik is e rangsorban. Valószínű, hogy Magyarország iránt megint nagyobb, felfokozottabb lesz az érdeklődés, mert az Európai Unióhoz a közeljövőben csatlakozó ország vagyunk, s ezek mind befolyásoló tényezők. Ugyanakkor a konferenciáknak mindössze kilenc százaléka nemzetközi, s ez Magyarországra is igaz. Eszerint a belföldi konferenciák uralják a piacot.
A nemzetközi konferenciák azért népszerűbbek, mert egy ilyen esemény leköti a szálláshely-kapacitások jelentős részét, továbbá a résztvevők elviszik az ország hírnevét. S ha egy ilyen rendezvény jól sikerül, az mindenképpen szakmai elismerést jelent annak az ágazatnak, amelynek konferenciáját rendezik.
A konferenciaturizmus az úgynevezett deszminációs turizmus kategóriája, azaz mindenki részesedik az áldásaiból. A képeslapárus, az autópályamatrica-árus, az éjszaka nyitva tartó shop éppúgy profitál a rendezvényből, mint a szervező. Sőt köztudott, hogy a konferenciaturista jóval többet költ, mint az adott területre érkező üdülő turista. Számos példa van arra, hogy egy-egy konferencianap után néhány kolléga együtt elmegy vacsora után várost nézni, szórakozni, vagy igénybe veszi a szálloda wellness-szolgáltatásait.
Napjainkra divattá vált a belföldi konferenciák megrendezése. Néhány évvel ezelőtt a turizmusnak ez az ága még nemigen volt ismert. Ma már azonban a vállalatoknál szinte természetes, hogy valamilyen rendszerességgel továbbképző, marketingfelkészítő vagy stratégiakidolgozó témájú összejöveteleket, értekezleteket szerveznek. Az ilyen típusú konferenciákra egyre nagyobb az igény. Ezért Magyarországon a szállodáknak egyre inkább fel kell készülniük a konferenciákra érkező résztvevők fogadására. Ma már minden kis panzió arra törekszik, hogy legyen legalább egy negyven- fős konferenciaterme, ahol akár ilyen megbeszélésre, értekezletre összejönnek a környékbeli vállalkozók vagy cégek.
A KSH adatai szerint az öt- és négycsillagos szállodákban meghatározó jelentőségű a konferencia- és üzleti turizmus, de ennek az ágazatnak jelentős a szerepe az egy- és kétcsillagos szállodák bevételeiben is.
Ugyanakkor megfigyelhető az is, hogy egyre több konferencia lebonyolítására a különleges helyszíneket keresik. Itt kerülnek előtérbe a kastélyok, kúriák, különleges helyen fekvő szállodák. Jó kombináció, ha van egy welness-rész, ahol lehet szaunázni vagy úszni. A tapasztalat az, hogy ezeken a helyeken sokszor több dolgot meg lehet oldani, mint egész nap a tárgyalóasztal mellett. Az adatok szerint világszerte – így Magyarországon is – a legtöbb konferenciát az orvosoknak szervezik, ezek a rendezvények az öszszes konferencia egyharmadát adják.
Legközelebb Magyarországon 2003. január 22–23-án lesz a hazai rendezvényszervezői szakma csúcstalálkozója, Randevú a rendezvények rendezvényén címmel az Egyetemi Kongresszusi Központban, ahol a konferenciaturizmusról is tartanak előadást.
Végül lényeges, hogy a konferenciák szervezése nagyon tőkeigényes terület. Ugyanis meg kell előlegezni az összes kiadást, ami majd utólag térül meg a részvételi díjakból.
Magyarország régóta tagja azoknak a nemzetközi szervezeteknek, amelyek konferenciaszervezéssel foglalkoznak. Elmondható, hogy sokszor színvonalasabb rendezvényeket szervezünk, mint más országok, amit az is bizonyít, hogy jelentős a visszatérő rendezvények száma. S bár nincsenek pontos statisztikai adatok arról, hogy az idegenforgalmon belül mekkora a konferenciaturizmus jövedelemtermelő képessége, bevétele, annyi bizonyos, hogy a konferenciaturista a normál turista átlagköltésénél általában háromszor, ám Magyarországon hétszer annyit költ. Ebből is látszik, hogy ez a terület dinamikusan fejlődik, s további távlatai is lennének. A továbblépésnek azonban van egy nagy fontos feltétele. Szükséges egy nagy, legalább 5000 fő befogadására alkalmas kongresszusi központ megépítése.