Miközben e bekezdéseket írom, egy másik cikkhez szükséges tennivalókat is fejben kell tartanom. Még ma küldenem kell néhány e-mailt, és fel kell hívnom valakit telefonon. Gyakran van így, ezért mindig nálam van a noteszem, amelybe leírom a teendőimet, és általában mindent, ami eszembe jut. Ez nem tűnik eget rengető dolognak, pedig ha idejekorán meglátom a benne rejlő lehetőséget, és jól csengően elnevezem e munkaszervezési technikát, most talán én tartanék négyszáz embert számláló hallgatóság előtt előadást, mondjuk San Franciscóban, ahová márciusban kétezer dolláros (mintegy négyszázezer forintos) regisztrációs díj ellenében engedték be az embereket, ahogy a sztárok koncertjeire.
David Allen ugyanis sztár. De nem filmszínész, nem is politikus, hanem munkaszervezési tanácsadó. Korunk hőse.
Allen nyolc évvel ezelőtt írta Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity című könyvét (magyarul Intézz el mindent! A stresszmentes eredményesség művészete címen jelent meg 2005-ben a Bagolyvár Könyvkiadónál. Hatalmas siker lett, főként az információtechnológiával foglalkozó szakemberek körében, és az általában GTD-nek rövidített módszert azóta a világ számos országában alkalmazzák.
A Wired magazin szerint – a lap a szép új digitális világba vetett hit, és a kilencvenes évek feltörekvő internetes generációjára épít – „David Allen az információs korhoz alkalmazkodva megújította az önsegítés hagyományát”. Egy másik, kissé ironikus Wired-cikk értelmezésében Allen könyve „az információs kor szent könyveként a stresszelt dolgozóméheket egy új szekta híveivé teszi, akik megszállottan ürítik levelesládájukat”.
Miben áll e módszer lényege? Fontos, hogy leírjuk minden ötletünket, tennivalónkat (ezzel kiürítve agyunkat, amely így a valóban gondolkodást igénylő feladatokra tud koncentrálni). Ezután nézzük át a listát (elterjedt angol elnevezéssel a „to do”-listát)! Azokat a feladatokat, amelyeket két perc alatt el tudunk végezni, végezzük el! A teendőket, amelyek több időt igényelnek, állítsuk sorrendbe, és amit csak lehetséges, adjunk át munkatársainknak, vagy halasszunk el! Ha elkészültünk egy feladattal, húzzuk ki a listáról, és felcímkézett aktákban archiváljuk! Ennyi.
Hogy mitől lett ilyen népszerű a rendszer, miközben alkalmazóit – a címkékkel és aktákkal – saját életük hivatalnokaivá teszi, azon lehetne vitatkozni. De az tény, hogy a GTD alapműve modern kori bibliává vált azok számára, akik reménytelenül elveszettnek érzik magukat a kor információs dzsungelében.
– A módszer elemeit józan ésszel mindenki kitalálhatná – véli Lénárd Gábor informatikus, aki már évek óta használja a GTD-rendszert. – David Allen azt mondja, hogy ebben nincs semmi titkos vagy amelyet ő fedezett volna föl. Viszont végiggondolta és rendszerbe foglalta az egészet.
Miért fizetnek akkor az emberek a könyvekért, a tanfolyamokért, ha – bár rendszerbe foglalt – közhelyszerű tanácsokat kapnak? Talán azért, mert hiába az elérhető tanácsok, maguktól mégiscsak kevesen szánják rá magukat a rendszer használatára.
– Tudják, hogy létezik ez a módszer, de azt az öt percet sem szánják rá a teendőik áttekintésére, pláne nem előző nap délután – mondja Heidrich Balázs, a Budapesti Gazdasági Főiskola docense és a Human Telex Consulting tanácsadója.
A helyzet ugyanis az, hogy a GTD követel némi fegyelmet használójától. Lényege, hogy naponta legalább pár percet szánjon az ember teendőinek áttekintésére és azok akkurátus szortírozására. A legtöbbeknél pedig már itt megbukik a dolog.
De nem mindenkinél. A GTD-rendszer tehát nem sokkal mond többet, mint hogy miként kell helyesen használni a noteszt és a ceruzát, mégis sokan vallják, hogy megváltoztatta az életüket.
– Akkor ismerkedtem meg a GTD-vel, amikor a párommal Apple márkakereskedést nyitottunk Dunaújvárosban. Nagyon sok volt az ötletünk, ez pedig még több feladatot eredményezett – ecseteli Vajda Gábor Macintosh-oktató. – Nem szerettem volna bármit is elfelejteni. Szükségem volt arra, hogy folyamatosan átlássuk a feladatokat, és módszeresen meg is valósítsuk azokat. Amikor a GTD módszereit megfelelően használom, tudom, hogy minden, amit csinálok, az eredeti elképzeléseimet szolgálja.
Természetesen nem ez az egy rendszer létezik a teendők kezelésére: számtalan ismert vagy kevésbé ismert eljárást hirdetnek és tanítanak Magyarországon is. Az itt leányvállalatot alapító nagyvállalatok vezetői gyakran tapasztalják, hogy bár a magyarok sokat dolgoznak, az elvárásaikhoz képest nem eléggé hatékonyak. Emiatt már szinte minden cégnél megszokott, hogy munkaszervezési tanácsadókat bíznak meg, hogy a GTD-hez hasonló technikákra tanítsák meg az alkalmazottakat.
– Az időbeosztó kurzusokon először a döntően angolszász kultúrában gyökerező módszereket tanítjuk meg a résztvevőknek, amelyek a feladataik rangsorolásában segítenek – tér a részletekre Heidrich. – Ez azonban megmarad az időbeosztás felszínén. A hallgatók könnyen elsajátítható eszköztárat kaphatnak, amely azonban nem minden kultúrában működik olyan egyszerűen.
Magyarországon a legnagyobb gondot például azt jelenti, hogy állítólag nem tudunk nemet mondani. Ez pedig alááshatja az amerikai időkezelő rendszerek hatékonyságát. E technikák ugyanis olyan kulturális környezetből érkeztek, ahol a nemet mondás nem rombolja a másik féllel való emberi kapcsolatunkat. Mi viszont ezzel nagyon óvatosak vagyunk, mert úgy gondoljuk, ha nemet mondunk, azzal a személyes kapcsolatunk is megromlik. Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban – velünk és a dél-európai országok lakóival ellentétben – a munkatársak ráadásul nem törekednek szoros emberi kapcsolatokra.
– Amikor bejön hozzánk a munkatársunk, aki jellemzően a barátunk is, nehezen mondunk neki nemet – mondja Heidrich Balázs.
Minthogy eközben nekünk is dolgunk lenne, máris kialakulhat egy örvény, amely lehúzza a tudatos időbeosztót.
– Igen, érzem, rám is igaz ez, bár én nem csak a munkatársak kéréseire mondok nehezen nemet – ért egyet Vajda Gábor is, aki azonban úgy véli, a GTD ennek kezelésében is a segítségére van.
Míg a munkaszervezési tanácsadók a szakmai hatékonyság növeléséhez nyújtanak tanácsokat, többen közülük felismerték, hogy a tanított technikák alkalmazhatók lehetnek az emberek teljes életének megszervezésére is. Az életvezetési tanácsadók (life coach-ok) kezdik átvenni a korábban a pszichiáterek, pszichoanalitikusok vadászterületét Amerikában, írja Steve Salerno Sham How the Self-Help Movement Made America Helpless (Hogyan tette az önsegítő mozgalom kiszolgáltatottá Amerikát) című, magyarul meg nem jelent könyvében.
Az életvezetési tanácsadók főként a férfiak körében váltak népszerűvé. A divatos tanácsadók feladatköre igen technokrata benyomást kelt, és a tanácsadó-megbízó viszonyban a tanácsra rászoruló férfi megőrizheti felsőbbségtudatát és büszkeségét. A pszichiáter-páciens viszonyban viszont fordított a rangsor a résztvevők között. Sokkal jobban hangzik egy vállalati vezető szájából, hogy „konzultálok az életvezetési tanácsadómmal”, mint hogy „elmondom a problémáimat az analitikusomnak”.
Így hát a GTD-módszer tanácsai sem korlátozódnak a munkahelyen végzett munkánk megszervezésére.
– David Allen hangsúlyozza, hogy nem lehet különválasztani az életet és a munkát – fejti ki Lénárd Gábor. – Nem arról van szó, hogy otthon azzal foglalkozzunk, amit az irodában kellene csinálnunk, hanem hogy ne hagyjuk ki az életünknek egy más szeletét csak azért, mert arra azt a címkét lehet ragasztani, hogy személyes. Például ne felejtsük el kitisztíttatni az öltönyünket, hiszen ez a probléma „átlóghat” az üzleti életünkbe is.
Egyeseknek, főként a számítástechnika területén dogozók közül, úgy tűnik, bevált a GTD. Másoknak, akik nem képesek hosszú időn keresztül pedánsan rendben tartani noteszüket, levelesládájukat, a hűtőszekrényüket elborító Post-it cetlijeiket, talán csalódást okoz.
A BBC egyik e témában született dolgozata azonban egyfajta vallási kultuszhoz hasonlítja a GTD-t. Cikkük Evangéliumi hozzáállás alcímű részében azt írják, hogy a San Franciscó-i GTD-konferencia olyan érzést keltett, „mintha az Anonim alkoholisták találkozóján járnánk”.
– Fontos, hogy meg kell találni az arany középutat az adminisztráció mélységében. Könnyű átesni a ló túlsó oldalára, ilyenkor a legapróbb részletekbe menőkig írogatjuk a feladatokat – figyelmeztet a módszer túlértékelésében rejlő veszélyekre Vajda Gábor. – Kialakulhat olyan fanatikus állapot, amelyikben már nem azért adminisztrálunk, hogy a feladatokat elvégezzük, hanem maga a GTD-rendszer kerül a középpontba.
