A vállalatirányítás új útjai

A múlt század elejének nagy vívmánya volt — legalábbis a profitnövelés szempontjából — a futószalag feltalálása. A mellette dolgozók véleményét legjobban Chaplin fogalmazta meg Modern idők című filmjében, de ez nem sokat nyomott a latban.Miközben egyes magyarok mindent megtesznek azért, hogy előállíthassanak mobiltelefont, magnót, CD-játszót, autót és egyebeket, mások azon dolgoznak, hogy ezt a sok dolgot el tudják adni. Árubőség, árudömping van, s ahhoz, hogy az emberek elköltsék, és főleg hogy ránk, a mi gyártmányunkra, a mi cégünkre költsék a futószalag mellett megszerzett obulusaikat, egyre gyorsabban kell valami újat kitalálni és piacra dobni. Ezt a verseny- és sebességnövekedést csak a számítógépes, informatikai vállalatirányítás eszközeivel, sőt egyre inkább csak az internetesekkel lehet győzni.Sok területe van egy közép- és nagyvállalat működésének, ahol lépni kell; ebből most egyet emelünk ki, az alkalmazottak közötti közlekedést. Minden gazdasági egység folyamatosan küld és kap a világgazdaság, egy rendszer elemeként impulzusokat — adatot, árut, pénzt, különféle javakat —, és fennmaradása ezek egyenlegétől függ. Ha jól sáfárkodik, és több, a tőzsdén forgalmazható értékhez jut, mint amennyit ad, akkor megmarad, ha nem, előbb-utóbb eltűnik. Ahhoz, hogy ez az egyenleg pozitív legyen, a lehető legtöbbet kell kihoznia az alkalmazottaiból, hiszen ez az egyetlen jószág a mai világban, amivel piaci előnyhöz lehet jutni. A kihozatal növelésének egyik eszköze a számítógéppel megfelelően alátámasztott munkaszervezés: integrált vállalatirányítási rendszer (ERP), csoportmunka-támogatás, az iratok — megrendelés, számla, munkalap — szigorú követése a számítógép-hálózatban. ERP-ben jól áll a világ, és az utóbbi években a csoportmunka-támogatásba is egyre többet fektetnek. Ennek első lépcsője a vállalati villámlevelezés bevezetése, de a jó együttműködés ennél többet kíván: szervezést, naptáregyeztetést, sőt olyan virtuális terek kialakítását, amelyekben emberek úgy tudnak együtt dolgozni, mintha ugyanabban a szobában lennének. Ez utóbbi, a virtuális munkahely megvalósítása most van napirenden.Kétfelől is törekszenek szoftverházak arra, hogy vásárlóiknak virtuális munkahelyet építsenek. Az egyik az ERP: miután az e-businesshez, az internetes üzletvitelhez az integrált vállalati rendszereket előbb-utóbb össze kell kapcsolni az interneten, adódik a gondolat, hogy ezzel párhuzamosan az — ügyeket intéző, nem a futószalag mellett ülő vagy a gyümölcsösben dolgozó — alkalmazottaknak is biztosítsunk egy rugalmas, mindent egy helyen felkínáló adat- és alkalmazásközpontot. A másik törekvést a piaci elemzők által eddig is az együttműködést segítő programok koronázatlan királyának tartott Lotus oldaláról érzékelhetjük. A Lotus Notes/Domino eddig is többet tudott, mint amit csoportmunka-támogatásnak szoktunk nevezni — ez utóbbi piacon a Lotus Notes/Domino vezeti az eladásokat a Microsoft Exchange és a Novell GroupWise előtt —, és még inkább elhúzott a Lotus december-januári bejelentéseivel.A Lotus arra vállalkozik, hogy az egyes ember fejében található tudás, tapasztalat korábbinál nagyobb részét teszi hozzáférhetővé a többiek számára. A tudáskezelő program elemzi az emberek tevékenységét — mihez nyúlnak, mit keresnek a számítógépes irattárban —, másrészt magukat a dokumentumokat. A Lotus ajánlata egy összetett elemző-kereső-indexelő rendszer és hozzá a virtuális munkakörnyezet.Tavaly már piacra került az alap, a QuickPlace portálmegoldás, amivel a Világgazdasági Fórum résztvevői is találkozhattak, ha éppen internetezni támadt kedvük, hiszen ez volt Davosban a résztvevők számára a hivatalos belépési felület. A QuickPlace egy önkiszolgáló világhálós portálszervező, „csoportver” (Teamware) megoldás: egy munkacsoport tagjai számára egy helyről elérhetővé tesz mindent és mindenkit, aminek és akinek a feladatukhoz köze van. A tudáskezelő rendszer, a Knowledge Discovery System tudásszervezője is portál, ez a K-Station. (K mint knowledge, vagyis tudás, Station mint őrhely: rálátni róla a tudás lelőhelyeire, a cégben és az interneten elérhető információra.) A K-Station portál összetett számítógépes szervezője az ember életének. A programokat és információkat — amik mint lelőhelyek jelennek meg a menüben — Java nyelven írott portletek teszik hozzáférhetővé. Mozgatható, átméretezhető tudásablakot jelenítenek meg a kezelői felületen, amin úgy használhatunk mindent, mint a saját kezelői felületéről. Ugyanarról a lelőhelyről származó adatok személyre szabottan megjeleníthetők, más a könyvelőnek és más a csoportvezetőnek: kinek-kinek amire szüksége (jogosultsága) van.A Lotus Knowledge Discovery System másik alrendszere, a Discovery Server könnyíti meg az alkalmazottnak a tájékozódást a cégnél dolgozók kollektív tudásában. A strukturálatlan dokumentumok, villámlevél-kapcsolatok, adatbázis-elérésekről vezetett statisztikák folyamatos elemzésével különféle profilokat, jellemzéseket állít elő — munkatársakról, dokumentumokról —, és kérésre ezeket végignézve ad tanácsot. A Discovery Server első ténykedése a telepítés után egy tezaurusz — a K-map, azaz a tudástérkép — elkészítése. Mindent átnéz, amit a rendszergazda a rendelkezésére bocsát, és a dokumentumokból, villámlevelekből kiemeli az előfordulásuk — beleértve nemcsak az egyedüli, hanem a több szóból álló, kifejezésszerű előfordulást is — alapján a cégre jellemző szavakat. A tezaurusz összefüggéseket is tartalmaz. Minden szava, kifejezése számos másikkal van, lehet kapcsolatban, ami sok esetben segíti a keresést, egy adott feladathoz szükséges anyagok összegyűjtését.A tudástérképre épülnek a jellemzések. A Discovery Server átvizsgálja a dokumentumokat, villámleveleket, a böngészésekről készült központi feljegyzéseket, minden információt, és az alkalmazottakról készít egy profilt. Az jelenik meg benne, hogy ki-ki mennyire van benne valamelyik témában, mennyire foglalkozik vele. Mielőtt azonban K-Stationön keresztül elérhetővé válna a profil, annak, akit leír, ehhez hozzá kell járulnia. Ezzel védi a Lotus az emberek magántitkait.Naponta felteszünk kérdéseket egymásnak, így próbálunk valami rendet teremteni az információs káoszban — van felmérés, ami szerint a munkánk elvégzéséhez szükséges információ húsz százalékához sosem jutunk hozzá —, a változás annyi, hogy ezen kérdések egy részére a Lotus Discovery System is megpróbál válaszolni. A hangsúly tehát a vállalatszervezésben eltolódik a kollektív tudás hozzáférhetővé tételének irányába, de emellett az ehhez szükséges alapvető tudás folyamatos frissítése irányába is. Mert nem elég tudni, hogy X. Y. ért valamihez, ha fogalmunk sincs arról, hogy a valami mire jó, hogyan kapcsolódik a mi munkánkhoz. A gyorsan változó világban a gyorsan elavuló emberi tudás folyamatos frissítése is a vállalati szervezés, a személyzeti munka alapvető feladatává válik.De erről már egy másik írás szól.