Év végi átállások az ügyvitelben

A törvényváltozások ismeretében biztosak lehetünk abban, hogy sem a számviteli szakemberek, sem az ügyviteli szoftverek fejlesztői nem fognak unatkozni az elkövetkezendő néhány hónapban. A könyvelési rendszereknek a számviteli törvény változásainak való megfeleltetése ugyanis így év vége felé jelentős terhet róhat a vállalatokra. A közép- és nagyvállalatok nagy része gazdasági tevékenységének, könyvelésének vezetését valamilyen integrált ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszer segítségével végzi, amelynek január elsejével meg kell felelniük az új törvényi előírásoknak.Mint Juhász Zsolttól, a Revolution Software technológiai igazgatójától megtudtuk, az új számviteli törvény egy része várhatóan nem okoz majd komoly problémát a cégek számára, más része viszont adott esetben — nem megfelelő szoftvertámogatás esetén — jelentős élőmunka- és költségráfordítással járhat. A könnyebben kezelhető változtatások egyike, hogy 2001-től — bizonyos feltételek figyelembevételével — lehetőség nyílik arra, hogy a cégek által vizsgált üzleti év eltérjen a naptári évtől, követve ezzel a szezonalitásokat, az anyavállalat beszámolási időszakaival megegyezően. Ez a lehetőség a törvény szerint a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepénél, továbbá a külföldi anyavállalat konszolidálásba bevont leányvállalatánál, illetve ez utóbbi leánycégénél lehetséges.Több integrált rendszer, így például a Juhász Zsolt által említett Revolution Iroda ++ és Zenit vállalatirányítási rendszerek eleve korlátlan számú időszak kezelésére alkalmasak, azaz az év bármely napjára készíthető lezárt beszámoló, esetleg ellenőrző beszámoló is. Így akiknek a törvény nem is engedi az áttérést, külön adatrögzítés nélkül is eleget tudnak tenni a tulajdonosok eltérő időszakra vonatkozó jelentési igényeinek. Az ilyen rendszerű szoftvereknél nem kell komoly beavatkozásokra készülni. Ez olyan rendszerek esetén jelenthet problémát, ahol a program a már lezárt időszakra nem engedi a módosítást.A nagy terhet — a felhasználók és a szoftverfejlesztők esetében egyaránt — igazán az alap számlatükör szerkezetének megváltozása jelenti. Ennek következtében minden, számítógéppel könyvelő cégnek új adatbázisban, új alapokkal érdemes kezdenie az évet. Nyilván ennek lehet pozitív oldala is: így legalább a cégeknél a hosszú évek során toldozott-foldozottá vált számlakeret ismét rendezett, egységes szerkezetet kaphat.A számlatükör módosításának több formája lehetséges — mondja Juhász Zsolt. A Revolution gyakorlatában a felhasználó választhat, hogy üres adatbázissal, a régi törzsadatok megtartásával, illetve a régi törzsadatok és analitikus tételek megtartásával nyit új céget. Mindhárom megoldás más-más beavatkozást, élőmunka- és költségráfordítást igényel.Az első esetben, azaz üres adatbázissal történő új cég nyitásakor az újonnan megnyitott adatbázisban megtalálható a PM által ajánlott alap 2001-es számlatükör, amelyből elkészíthető a cégspecifikus változat. Mivel ez üres adatbázis, ezért minden törzsadatot (partnerek, cikkek, szolgáltatások, áfa-kódok stb.) és nyitó tranzakciót kézzel kell rögzíteni. Ehhez a megoldáshoz nem szükséges rendszerkonzulensek segítségét igénybe venni, viszont a munka akár egy hónapot is igénybe vehet, a cég méretétől függően. Sőt ezt követően a korábbi időszakra vonatkozó forgalmi és analitikus adatok csak a korábbi adatbázisból kérhetők le. Ezért a váltáshoz érdemes mérlegelni szakemberek bevonását is, hiszen látszólag költséget takarítunk meg azáltal, hogy saját magunk próbáljuk megoldani a feladatot, ám a rengeteg ráfordított idő és energia valójában sokkal többe kerül.A régi törzsadatok megtartásával történő új cég nyitása már előrelépést jelent a feladat megoldásának hatékonyságában. Itt már rendszerkonzulensek igénybevételével zajlik a munka. Az újonnan nyitott cégben megjelennek a régi törzsadatok (partnerek, cikkek, áfa-kódok stb.) is. A számlakeret igény szerint választható: akár a korábbi, akár a 2001-es ajánlott számlakeret. A Revolution integrált ügyviteli és vállalatirányítási rendszerei esetén a konzulensek egy speciális programmodul segítségével a pénzügyi nyitó tételeket is át tudják emelni az új adatbázisba. Ezt követően a felhasználónak már csak cégspecifikusan ki kell egészítenie a számlatükröt, az egyes modulok paraméterezéseit, illetve el kell végeznie a nyitó tételek rögzítését. Így megtakarítható a fáradságos törzsadatfeltöltésre szánt idő és a pénzügyi nyitó tételek rögzítése is. A részletes analitikus és főkönyvi adatok lekérdezése azonban továbbra is a korábbi adatbázisból érhető el.A harmadik lehetőség, amit a zökkenőmentesebb átállás érdekében a szakemberek leginkább javasolnak, új cég nyitása a régi törzsadatok és az analitikus tételek megtartásával. Ebben az esetben a konzulensek a felhasználó telephelyén létrehozott új adatbázisba átemelik az új számlatükröt, a régi törzsadatokat és az összes korábbi analitikus tranzakciót (pénzügy, számlázás, tárgyi eszköz, készletgazdálkodás). Ez a megoldás a legkényelmesebb, hiszen a jogcímtábla új számlatükörrel való manuális megfeleltetését követően a felhasználó ott folytathatja a munkát, ahol azt abbahagyta; minden analitikus modul továbbra is tartalmazni fogja a korábbi adatokat az új adatok mellett.Abban az esetben, ha mi magunk, cégen belül oldjuk meg az átállást, a költség nem jelentős, azaz „külső” költség igazán nem is jelentkezik, viszont az adatok — vevők, szállítók stb. újbóli rögzítése akár egy hónapot is igénybe vehet. Érdemes mérlegelni tehát, hogy a munkát elvégző személyeknek az egy hónap mennyi hasznos idő kiesését jelenti.Ha igénybe kívánjuk venni a szoftverfejlesztő cégek konzulenseinek a segítségét, az természetesen pénzbe kerül. Érdemes azonban szembeállítanunk a munkatársak által elvégzett munka idejének a pénzben mért értékét a szoftverfejlesztő cégeknek fizetendő összeggel, és e szerint döntenünk az átállás módjáról.A zökkenőmentes átállás érdekében tehát első lépésként el kell dönteni, hogy mennyi időt és pénzt szánunk az átállás megkönnyítésére. Mi magunk kívánjuk megoldani a feladatot, vagy szakemberek segítségét vesszük igénybe. A gyorsabb átállás érdekében javasolt a számlatükör még január előtti — november, december folyamán — cégspecifikus kialakítása. Mivel új adatbázist kell nyitnunk, így érdemes az összes többi, az elemzés alapját képező törzsadatot (például költséghely, költségviselő, partnercsoportok) felülvizsgálnunk. Ha ezeket a feladatokat időben elvégezzük, a szakemberekre bízott átállítás esetén már nincs is más teendőnk…