Informatikai átszervezések a cégeknél

Az informatikai szolgáltatónak, szállítónak bele kell tudnia élnie magát a vállalati informatikai részlegek helyzetébe. Az InformationWeek ötszázas listájának összeállításakor az egyik szempont éppen az volt, mennyire ismerik a helyezettek vásárlóikat. Az elemzés egyik háttéranyaga megmutatja, hogyan mûködik egy korszerû vállalati informatikai részleg, mihez kér támogatást a lista legjobb helyezést elért cégeitôl.Megvilágosodásként hatott a Zurich US biztosítónál, amikor egy, az egymáshoz kapcsolódó szervezeti rendszerek egymással való elégedettségét vizsgáló felmérés készítôi arra a következtetésre jutottak, hogy az IT-osztály „amatôr módon” végzi a dolgát. Az úgynevezett belsô fogyasztóknak elegük volt abból, hogy problémáik megoldásához egyre több, egymásnak alárendelt számítástechnikai tevékenységet kellett elvégezniük, amelyekhez újra és újra külsô szakértôk tanácsait kellett igénybe venniük, mert a házon belüli informatikusoktól nem kaptak megfelelô válaszokat.Bár a vállalat informatikai részlege kiváló technikai apparátussal rendelkezett, és ennek megfelelôen iparági szinten standardnak tekinthetô színvonalú informatikai termékeket, szolgáltatásokat volt képes kialakítani, e képességeit nem tudta megfelelôen érvényesíteni, tevékenységét nem tudta a belsô fogyasztók igényeihez igazítani. Az IT-részleg munkatársai keményen dolgoztak, mégis sokszor lekésték a határidôket, minek következtében frusztrálttá váltak a megrendelôk, de ôk maguk is.A probléma gyökere az volt, hogy az IT-osztály nem volt tisztában saját belsô piacának viszonyaival, nem tudott jó fogyasztókapcsolatokat kiépíteni. A helyzetet súlyosbította, hogy a biztosítók közti erôs verseny gyors növekedésre, folytonos technikai fejlesztésre kényszerítette a céget. Emiatt az informatikusoknak még kevesebb idejük jutott a munkafolyamatok elemzésére és a belsô fogyasztói kapcsolatok menedzselésére, pedig ez még lassúbb fejlôdés mellett is olyan feladat lett volna, aminek megoldása – lévén, hogy ez nem tartozik a technikai szakemberektôl eleve elvárható tudnivalók körébe – külön figyelmet igényelt volna.A problémára adott válasz lényege, hogy a vállalati belsô mûködésben, a belsô fogyasztók kapcsolatában is alkalmazni kell a piaci versenyben jól bevált, kipróbált üzleti stratégiákat, kereskedôi ismereteket. Ennek elsô lépése, hogy elemezni kell a belsô fogyasztók egymással szemben támasztott igényeit, és ennek megfelelôen felül kell vizsgálni az informatikai munkafolyamatokat. Ki kell deríteni, hogy a belsô IT-szolgáltató mely esetekben felkészült, és melyekben nem a belsô kereslet kielégítésére.A második lépés, hogy belsô szolgáltatói egyezségeket kell kötni az egyes vállalati feladatok megoldásához szükséges informatikai háttér kialakítása elôtt. Ezekben világossá válnak a felek számára, hogy mit várnak egymástól, milyen eszközökre van szükség, illetve kik a felelôsök a munka elvégzéséért. Emellett rögzítik a költségvetést, megszüntetve az belsô elszámolások körüli misztikumot és értetlenséget (aminek oka, hogy az egymás tevékenységét nem ismerô részlegek nem tudhatják, mi mibe kerül a másik félnek).Kritikus eleme a belsô együttmûködés sikerének a jó kétoldalú kommunikáció, ezért az esettanulmány szerzôi azt javasolják, hogy az informatikai részleg igazítsa hozzá a párbeszédet miden egyes belsô fogyasztói szegmens „stílusához”. Így minden fogyasztójának pontosan annyit árulhat el a „titokzatos” technika mûködésébôl, amennyire annak szüksége van.Végül az IT-részlegek sosem vehetik le szemüket kvázi konkurenseikrôl, folyamatosan figyelemmel kell kísérniük más informatikai szolgáltatók tevékenységét, díjszabását, és az ebbôl leszûrhetô tanulságokat fel kell használniuk tevékenységük javításához. Újra és újra meg kell gyôzôdniük arról, hogy belsô szolgáltatói díjaik más informatikai szolgáltatók áraival összevetve versenyképesek.A Zurich biztosítónál eredményre vezetett ezeknek az elveknek az alkalmazása. Bár van még javítanivaló az IT-részleg munkájában, egy nemrégiben végzett felmérés szerint a fogyasztói elégedettségi listán a másfél évvel ezelôtti helyezésénél sokkal magasabbra került az informatikai osztály.Az InformationWeek 197 oldalas tanulmányban elemzi ötszázas listájának vállalatait. Öt, egymástól elválasztott területet vettek szemügyre a folyóirat szakértôi: a helyezetteknek az elektronikus üzletben elért teljesítményét, fogyasztóismeretüket és ennek alapján kialakított megoldásaikat, technológiai kínálatukat, IT-költségvetésüket és szervezeti infrastruktúrájukat, valamint informatikai stratégiájukat. A toplista ezenfelül tartalmaz egy huszonnégy szektorra kiterjedô vertikális analízist az iparágról. A szerkesztôk célja az volt, hogy megkönnyítsék olvasóiknak az eligazodást az informatika cégeinek világában.