Bővülő lehetőségek az e-beszerzésben

Az elektronikus közbeszerzési rendszer megvalósítása új távlatokat nyit vásárlóknak és szolgáltatóknak egyaránt. A papír alapú technológiáról áttérve ismertebbé válik, ezáltal jelentősen bővül a cégek által kínált termékkör, a tranzakciók egyszerűbbé, gyorsabbá és átláthatóbbakká válnak. Tíz évig koncessziós formában a Magyar Posta Rt. működteti a rendszert. A költségvetési szervek számára a belépéskor a posta vállalja a képzést is, intézményenként legfeljebb négy fő részére.

Hazánkban éves szinten hatszázmilliárd forintos forgalmat bonyolítanak le közbeszerzések során, ebből tavaly körülbelül 55 milliárdot tett ki a központosított közbeszerzés. Az elektronikus közbeszerzési rendszer hatálya alá a központosított közbeszerzés kiemelt termékkörei kerülnek, ezért a rendszer teljes kiépítésének idejére – 2004. eleje – ennek megfelelő forgalom várható az elektronikus piactéren. A rendszer üzembe helyezésével áprilistól a csatlakozásra kötelezett költségvetési intézmények elsőként a működésükhöz szükséges informatikai eszközöket vásárolhatják meg elektronikus úton, az első, úgynevezett Pilot-fázisban a jelenlegi központosított közbeszerzést leképező elektronikus katalógusból történő megrendeléssel. A második fázistól kezdve a jogi szabályozás is megváltozik, lehetővé téve a decentralizált beszerzéseket is az intézményeknek. A további fázisokban a szolgáltatott funkciók és beszerezhető termékek köre fokozatosan bővül. Így válnak elektronikus úton elérhetővé például az irodai munkához szükséges cikkek és a távközlési eszközök. Az elektronikus közbeszerzési rendszer teljes kiépítését követően elérhetővé válik az önként csatlakozó intézmények számára is, így akár 17-18 ezren is érintettek lehetnek.
Az e-kereskedelem bővülésével olyan lehetőségek nyílnak meg a vevők és az eladók előtt, amit a papír alapú technológiával nem vagy csak nagyon körülményesen lehet megvalósítani: a keresés rendkívül egyszerűvé válik, óriási mennyiségű adat tárolására nyílik lehetőség, és mind több szállító terméke válhat ismertté ezen a hatalmas piacon. Mellesleg a beszerzési folyamatok követése egyszerű lesz, ami a tisztességes verseny miatt is előnyt jelent.
Az elektronikus közbeszerzési rendszer hatálya alá mintegy 770 költségvetési intézmény tartozik, amelyeknek a posta biztosítja a rendszer használatához szükséges oktatást. A posta eddig 1,8 milliárd forintot költött az e-közbeszerzés projektre, országosan egyidejűleg 250 hallgatót tud oktatni. Négy szerepkörre kell kiképeznie a postának az intézmények munkatársait. Az e-közbeszerzés során a négy felhasználónak, a termékszakértőnek, a beszerzőnek, a kötelezettségvállalónak, valamint az ellenjegyzőnek együtt kell dolgoznia. Döntési jogköre ugyanakkor a beszerzőnek, a kötelezettségvállalónak és az ellenjegyzőnek lesz.
Vásárlás esetén a katalógusban fellelhető cikkek megvizsgálása, illetve rendszerezése a termékszakértő feladata, aki egyben a javaslatokat előkészíti. Miután a megfelelő elektronikus jellel ellátta a dokumentumokat, a beszerző lép be az e-piactérbe. Megvizsgálja a termékszakértő előkészítő javaslatait, a megfelelő kockákba beírja a fizetésre vonatkozó adatokat, ugyanígy a szállítási határidőket, a szállítási mennyiséget, majd aktivizálja a beszerzést. Ez azonban még nem juthat el a szállítóhoz, hiszen a kötelezettségvállalónak és az ellenjegyzőnek is el kell fogadnia ezeket a paramétereket. Amennyiben egyikük nemet mond, az egész folyamat megszakad, vagy kezdődik elölről. Az ellenjegyző dönt például arról a keretről, amit az intézmény vásárlásra fordít, illetve fordíthat, így ha egy termék túl drága, elmarad a megrendelés. Amenynyiben a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző is pozitív döntést hoz, és ezt az elektronikus aláírással is megerősítik, a beszerző véglegesen elküldi a megrendelést.