A Document Management System (DMS) egységes elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszert a MÁV Csoport nagyvállalatainál (MÁV Zrt., MÁV-Start Zrt., MÁV-Trakció Zrt., MÁV-Gépészet Zrt., MÁV-Informatika Zrt.,) 2012 végén egyszerre vezetik be.
Az eddigi papíralapú rendszert felváltó DMS-t közel 6500 munkavállaló használja majd a mindennapi munkavégzés során.
A legnagyobb megtakarítás a közlemény szerint a nyomtatás, fénymásolás, papíralapú ügyintézés területén várható. A DMS bevezetésével csak a nyomtatás esetében például a bevezetés utáni első évben (2013) 167 millió, a második évben (2014) 201 millió forint, 2015-ben 234 millió forint spórolható meg a hagyományos működéshez képest a vasúttársaság számításai szerint.
Az új irat- és dokumentumkezelő rendszert a szervezet működésének egészében alkalmazni fogják (például árajánlatok, szerződések, számlák, reklamációk, minőségügyi dokumentációk, előterjesztések), és egy egységes elektronikus irattár lép működésbe – olvasható a MÁV közleményében.
A vasúttársaság kiemeli: felmérések szerint az iktatási rendszereken több mint 3,5 millió különböző ügy, 2-2,5 millió papíralapú dokumentum, 750 ezer belső postán továbbított irat, 10-10 millió A/4-es oldal és elektronikus dokumentum, valamint több mint 26 millió e-mail fut át évente. Ezek kezelését jelenleg több, egymással párhuzamosan, ám elszigetelten működő informatikai rendszer támogatja.
A MÁV Zrt. a tulajdonos MNV tájékoztatása mellett a KIM Poszeidon szoftverlicencéhez csatlakozik, így a megoldás nem igényel többletráfordítást.
