Néhány évtizede a titkárnőkről legalább anynyi vicc keringett, mint ma a szőkékről. Az ezt a foglalkozást űzőket sokan azonosították a nem túl okos, ám annál csinosabb hölgyekkel, akiknek három fő feladatuk volt: jó kávét főzni, felvenni a telefonkagylót, és olykor letagadni, hogy bent van a főnök. Való igaz, nem volt ritka az egész nap a telefon mellett üldögélő, körmét reszelgető titkárnő. De léteztek olyanok is, akik többet tudtak az adott vállalatról, mint maga a vezérigazgató. Kockás, regiszteres füzetük – a mai menedzserkalkulátor őse – minden fontos telefonszámot őrzött, nagy emberek születés- és névnapját rögzítette, így gyakorlatilag mindent el tudtak intézni. Megbízhatók, pontosak voltak, mindig számítani lehetett rájuk. A legfőbb vezető titkárnőjével jóban lenni zöld utat jelentett az ügyintézésben.
Ha felhívunk egy telefonszámot, nehezen állapíthatjuk meg a válaszolóról, milyen rangban dolgozik a cégnél. Titkárnők természetesen ma is vannak, de a képzettségüktől és munkaszerződésüktől függően menedzserasszisztenseknek, topasszisztenseknek nevezik őket. Munkakörük merőben más, mint tíz-tizenkét évvel ezelőtt volt, mint ahogyan a gazdasági egységek, a cégek munkastílusa is megváltozott.
Ki ül a topon?
A kávéfőzés, levélírás és telefonálás korszakában a gyors- és gépírás szerepelt követelményként a titkárnői állás betöltéséhez. A Magyar Gyors- és Gépíró Szövetség titkárnői tagozata látta el az érdekképviseletüket. A kilencvenes évek elején vált önálló szakmává a titkárnőség, ekkor kezdődött nálunk a szakképesítés anyagának kidolgozása. 1990-ben indult meg az első tanfolyam, később kialakult a mai képzési rendszer, amely alap-, közép- és felsőfokú végzettséget ad.
A legfelső szint a titkárságvezetői képesítés. A mai topasszisztensnek mindent tudnia kell, ami a modern piacgazdaság feltételei között működő szervezetekben a vállalkozás és az iroda működtetéséhez szükséges. A titkárságvezetői szak tananyagában szerepel nyelvművelés és beszédtechnika, gépírás és levelezési ismeretek, számítógép-kezelés, kommunikációs tréning, vezetési és szervezési, valamint titkársági ismeretek, az automatizált iroda tevékenységének szervezése, projektmenedzsment, mikro- és makroökonómia, vállalkozástan, marketing, jogi ismeretek, gazdasági matematika és statisztika, valamint két idegen nyelv ismerete. A Szent István Egyetem Vezető- és Továbbképző Intézetében folyó oktatás akkreditált iskolarendszerű, felsőfokú képesítést nyújt, a nappali tagozatos hallgatóknak térítésmentes, államilag finanszírozott.
Gazdasági ismeretekre épülő korunkban úgy tűnhet, „kapós” ez a tandíjmentes oktatási forma. Sójáné Dux Ágnes egyetemi adjunktus, az intézet vezetője másként látja a helyzetet. Ötven hallgatót vehetnének fel, de csak a helyek egyharmadát töltötték be.
– A fiatalok nem túlzottan vonzódnak a titkárnősködéshez. Inkább főiskolára, egyetemre mennek, fizetik a tandíjat. Az ide beiratkozottak közül is a második évben jó néhányan már másfelé tekingetnek. Nem is tudják pontosan, mik akarnak lenni, csak azt, hogy nem kívánnak „segéderőként” dolgozni. A tanfolyamokra inkább az idősebb korosztálybeliek, a már titkárnőként dolgozók jönnek szívesebben. Ők azok, akik tudják, milyen is ez a pálya a valóságban, és szeretnék sokáig megtartani állásukat.
Milyen a jó titkárnő? A vezetőhöz a titkárnőn keresztül jutnak be a partnerek, a titkárnőnél szerzik az első benyomást a cégről. Nem mindegy tehát, hogyan öltözködik, viselkedik, ismeri-e a külföldi üzletfelet. Az 1992. február 22-én megalakult Magyar Titkárnők Országos Egyesületének etikai kódexe szerint a titkárnő legyen határozott, mégis szerény és visszafogott, kedves, udvarias. A kódexben leírtak nemzetközileg elfogadott szabályok, összhangban vannak a hivatásos titkárnők európai szövetségének (Association of European Management) meghatározásaival. A titkárnő tehát bárhol Európában legyen ápolt, lehetőleg kosztümöt, szoknya-blúzt viseljen (farmer, miniszoknya, mélyen kivágott blúz, papucs kerülendő!), a haja gondozott, sminkje finom legyen, illatszere ne tűnjön fel. A munkahelyére mindig pontosan érkezzen, teljes figyelmet szenteljen munkájának, és éreztesse, hogy szívesen végzi. Ne fecsegjen, nevetgéljen, pletykáljon, ne hallgasson rádiót, ne fejtsen rejtvényt, étkezését ne az íróasztalnál oldja meg. Valamennyi kollégával, ügyféllel egyformán készséges legyen. A titkárnő munkaköre bizalmi, tehát belső problémákról idegeneknek nem beszélhet. Ha igazságtalanságot tapasztal, soha ne harmadik személynek panaszkodjon, hanem az illetővel négyszemközt beszélje meg a problémát. A titkárnői munkakör alapszavai: kérem, köszönöm, legyen szíves!
A legelső és legfontosabb szabály mégis a megfelelő képzettség. Sójáné Dux Ágnes, aki a lassan tízesztendős egyesület elnöki tisztét négy éve tölti be, így fogalmaz: ha egy titkárnő szakmailag kellően felkészült, akkor nem tudják bántani. Az érdekvédelem mindenekelőtt az állandóan változó követelményekhez való igazodás segítésében nyilvánul meg, ezért helyeznek nagy súlyt a továbbképzésre. Kapcsolatot tartanak külföldi szervezetekkel, a programjukban szakmai napok, konferenciák szerepelnek. A titkárnők napján, május 24-én minden évben egész napos összejövetelen találkoznak az egyesületi tagok.
Német levél és a rendezetlen kert
Magyarországon ma körülbelül hatszázezer bejegyzett cég van. Ha mindenütt csak egy titkárnő dolgozik, akkor is jelentős a számuk. Az egyesülethez gyakran fordulnak profit kereső vállalatok, így tudnak segíteni az elhelyezkedésben. Bár jó néhány helyen dolgoznak képesítés nélküli titkárnők, a nagyobb vállalatok általában ragaszkodnak a képzett munkaerőhöz. A fizetés változó: a multiknál általában több, a kisvállalkozásoknál kevesebb. A közalkalmazotti szférában mindenütt előírják a végzettséget, de itt a legalacsonyabbak a bérek.
Az egyesület elnökhelyettese, Magyar Gizella maga is gyakorló titkárnő, az Egis vezérigazgatója mellett dolgozik. Több évtizedes tapasztalata alapján úgy érzi: ehhez a munkához elhivatottság kell. Ő maga tanárnő akart ugyan lenni, de családi körülményei miatt olyan foglalkozást kellett választania, amellyel megfelelő fizetés jár. Szeretett volna nyelveket tanulni, közgazdasági szakközépiskolába járt, gyors-, gépírói, idegen nyelvű tagozatra. Érettségi után középfokú külkereskedelmi államvizsgát tett németből, később angolból is. Képzettségének megfelelő mai rangja: felsőfokú titkár, ügyintéző.
Munkája lényege a főnökkel való együttműködés, különböző szervezési feladatok ellátása, közvetítő szerep a kollégákhoz. De azt is észreveszi, ha rendetlen a kert, vagy nem vitték el a szemetet – miközben megválaszol egy német levelet. Amikor a céghez került, főnöke tanácstalanul megkérdezte: ki az illetékes a kávéfőzésben? S bár ma már ez a teendő nem a titkárnői munkakörhöz tartozik, szívesen megfőzi a feketét. A technika minden adottságát igénybe veszi munkájához. Bár nem áll közel a szívéhez, a számítógéppel is megtanult dolgozni. Mindenkinél jobban tudja értékelni a szövegszerkesztőt, hiszen korábban oldalakat kellett újra- és újragépelni, akár egy szó miatt is.
A sikert más aratja le
Mi a titkárnői munka lényege?
– Gyorsan kell dolgozni, át kell látni a helyzetet – mondja –, felmérni, mit kell azonnal elvégezni, mi várhat. Szükség van empátiára, meg kell érteni, ha valakinek problémája adódik. A közelmúltban viták folytak arról, kell-e egyáltalán titkárnő. Egyre több vállalatnál működik recepció, a kávét megfőzi az automata, a főnök pedig maga is odaül a számítógép elé. A kapcsolattartást és az odafigyelést azonban nem tudják pótolni a gépek. A technika időt szabadít fel, s ezt érdemi munkára lehet felhasználni. Középvállalatoknál egy titkárnő gazdaságossági számításokat is végezhet, egy utazásnál összehasonlíthatja az utazási irodák vagy légitársaságok ajánlatait. A gazdasági versenyben viszont érdekes módon egyre fontosabbak lesznek az emberi kapcsolatok. Amikor a cégek már nem tudják túllicitálni egymást, más oldalról próbálják megközelíteni az „ellenfelet”.
Vajon miért nem tolonganak a fiatalok erre a pályára? Magyar Gizella szerint a mai gyerekeknek más az indíttatásuk. A virtuális világban egy gombnyomással pillanatok alatt eljutnak mindenhová. Gyors sikerre vágynak, és nem sokat törődnek azzal, hogy mi van körülöttük. Ebben a szakmában komolyan kell dolgozni, a sikert pedig mások aratják le. Egy titkárnő nem rágózhat, nem tegezhet le mindenkit, és tudomásul kell vennie, hogy elküldik a munkahelyéről, ha nem köszön.
Ő maga most is tanul. Lehetőséget kapott a cégnél tanulmányi szerződéssel a francia nyelv elsajátítására. Élvezi a munkáját, úgy érzi, megbecsülik. A korszerűtlennek minősített gyorsírást ma sem tartja haszontalannak.
– Mindenkinek több lábon kell állnia, minden pluszismeret növeli az elhelyezkedési lehetőségeket. A titkárnői munkakör összefügg a főnökével. Ha egy vállalat csődbe megy, vagy új vezető jön a régi helyett, a titkárnőnek általában mennie kell. Régen a személyzetisek döntöttek, ma a fejvadászok választanak. Az olyan munkaerő, aki több kérdésre azt feleli: nem tudom, nem egyhamar számíthat állásra.
origo.hu
Csak a legokosabbak érnek el 7 pontot ebben a vegyes műveltségi kvízben
