Hogy tarthatnak közgyűlést a tőzsdei vállalatok járvány idején?

A koronavírus-járvány miatt elrendelt intézkedések megnehezítik a cégek éves közgyűléseinek megtartását. A Kapolyi Ügyvédi Iroda áttekintette, ebben a helyzetben hogyan lehet közgyűléseket, taggyűléseket tartani.

Az ülés lebonyolítható elektronikus eszköz útján

Amennyiben a társaság létesítő okirata lehetőséget biztosít arra, hogy a szavazás személyes jelenlét nélkül, elektronikus eszköz útján történjen. Ebben az esetben a (Ptk. 3:74. § (2)) jogszabály alapján a részvételt elektronikus hírközlő eszköz útján kell biztosítani, ami lehetővé teszi a tagok azonosítását és a tagok közötti kölcsönös és zavartalan kommunikációt. Erre alkalmas elektronikus hírközlési eszköznek elfogadhatók többek között a Skype vagy a Microsoft Teams szoftverek legújabb verziói, illetve a bluejeans.com honlapon keresztül elérhető videotelefon-szolgáltatás is. A közgyűlés vagy taggyűlés megtartásának ezen módját a meghívóban fel kell tüntetni, esetlegesen kiegészítve egy olyan rendelkezéssel, hogy amennyiben a kihirdetett veszélyhelyzetet visszavonják, személyes jelenlétre is van lehetőség. Fontos megemlíteni, hogy ha a közgyűlés vagy a taggyűlés megtartása ebben a formában történik, olyan elektronikus eszközök nem alkalmazhatók, amelyek nem teszik lehetővé a közgyűlésen részt vevők személyének beazonosítását (a személyazonosítás elvégezhető a személyazonosságot igazoló igazolványok felmutatásával), valamint a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikációt. A gyűlés megtartásának feltétele egyrészt az olyan hang- és képtovábbító, illetve hang- és képfelvevő eszköz, amely alkalmas a résztvevők hangjának és képmásának egyidejű, élő közvetítésére, másrészt írott jegyzőkönyv rögzítése. Dr. Horváth Gábor szerint nagyobb számú résztvevőnél gondot jelenthet a hálózati infrastruktúra kiépítése, ugyanakkor megoldást jelenthet különböző profi vállalati technológiák alkalmazása, de a különböző, internetes portálokon elérhető, ingyenes konferenciahívást biztosító szolgáltatások jellemzően nem alkalmasak nagy létszámú gyűlések lebonyolítására.

Meghatalmazott útján is biztosítható a részvétel

A Kapolyi Ügyvédi Iroda szenior ügyvédje szerint további opció, ha a tagok vagy részvényesek meghatalmazottak útján vesznek részt a gyűlésen. Ez akkor is lehetséges, ha a létesítő okirat nem engedélyezi a közgyűlés vagy taggyűlés elektronikus eszköz útján történő megtartását. Ilyen esetben elképzelhető egy olyan forgatókönyv, hogy valamennyi tag vagy részvényes ugyanazon személynek ad meghatalmazást. A meghatalmazott így további egy fő hitelesítő személy jelenlétében meg tudja tartani a közgyűlést. Amennyiben erre a létesítő okirat lehetőséget biztosít, a gyűlés helyszíneként a meghatalmazott lakcímét is meg lehet jelölni. Mindehhez elengedhetetlen, hogy a meghívó az összes napirendi pontot részletesen tartalmazza, ami elősegíti, hogy a tagok vagy részvényesek helyszíni jelenlét nélkül alakíthassák ki álláspontjukat. Amennyiben a tag vagy részvényes csak külföldön tudja a meghatalmazást kiállítani, úgy azt a külföldön kiállított okiratok hitelesítésére és felülhitelesítésére vonatkozó jogszabályok alapján kell megfelelő formában felmutatni. Ami azt jelenti, hogy konzuli hitelesítéssel vagy apostille-jal kell felülhitelesíteni.

Írásbeli döntéshozatal

Amennyiben lehetőség van rá, akkor ülés tartása nélkül írásban is lehetséges a döntéshozatal (kivéve a nyilvánosan működő részvénytársaságokat). Az írásbeli szavazás során a határozattervezetet az adott kérdésben szavazati joggal nem rendelkező tag részére is meg kell küldeni. Írásbeli döntéshozatalra a nyilvános részvénytársaságok esetében nincs mód, ezzel a lehetőséggel általában a kis létszámú társaságok élhetnek.