Alattomossá válhat a home office

Az otthoni munkavégzésre váltással járó újdonságokat egyre inkább a megszokás váltja fel, amely új kihívásokat jelent a munkáltatóknak és a munkavállalóknak is. A főnökség sokszor a kontroll elvesztését tapasztalhatja, a rossz kommunikáció, nem megfelelő technológia következményei pedig egyre inkább előtérbe kerülnek. A munkavállaló pedig otthonában egyre inkább úgy érezheti, elvesztette a kontrollt, kiégett. Ennek elkerüléséhez önszabályozás kell.

Példátlan gyorsasággal, szinte egy-két nap alatt állt át majdnem minden koronavírus-járvánnyal sújtott ország az otthoni munkavégzésre. Idehaza sok munkahelyen már hetekben mérhető az új rend, amelynek megszokásával újabb, a munka világában eddig kevésbé tapasztalt gondok merülhetnek fel. A lehetséges nehézségek elkerülésében a munkáltatóknak és a munkavállalóknak is fontos szerepük van mind egyénileg, mind közösen. A szakértők pedig arra figyelmeztetnek, hetekig, akár hónapokig velünk maradhat a távmunka, s a járványt követően sok foglalkoztató már nem is biztos, hogy visszatér az irodai munkavégzés rendszerére. Ezért elengedhetetlen a tartósan működőképes home office szabályok kialakítása, valamint az önfegyelem.

Vizsgáznak az átalakult mindennapok

A munkavállalók és a munkáltatók számára egyaránt bosszantó kihívást jelent, ha az otthoni munkavégzésre tervezett technikai eszközök a gyakorlatban nem működnek megfelelően, vagy használatuk komolyabb nehézségekkel jár. Göröcs Lili, a Profession.hu HR vezetője ezzel kapcsolatban összefoglalójában arra figyelmeztetett: a gördülékeny távmunka leginkább a stabil technikai háttéren és a megfelelő eszközökön múlik. A laptop, a mobiltelefon és a VPN, vagyis a távoli hozzáférés jelentik az elengedhetetlen alapot, és lényeges, hogy bármilyen meghibásodásnál azonnal rendelkezésre álljanak a cserekészülékek.

A hardver mellett természetesen elengedhetetlen a szükséges szoftveres támogatás is, ahogy a kapcsolattartást segítő kommunikációs csatornákról is gondoskodni kell, nem megfeledkezve az üzleti és a személyes adatok védelméről sem. A szakértő kiemelte, az alkalmazott otthoni internet-hozzáférése is figyelmet követel, mivel amennyiben a munkavállaló kapcsolata túl lassú, a munkáltatónak akár mobilinternet segítségével is támogatnia kell a munkavégzés feltételeit.

A HR vezető arra is figyelmeztetett, a hatékony otthoni munkavégzést az idő múlásával jelentősen megnehezíti, bizonytalanná teheti, ha nincsenek megfelelően szabályozva a feltételek. Példaként említette, sokat segít az új rendszer szabályainak leglényegesebb pontjait összefoglalni. Ilyen egyebek mellett a rendelkezésre állás ideje, az online bejelentkezési és válaszadási kötelezettség és a személyes felelősség határai. Az új felállás miatt ugyanakkor olyan témák megvitatására is lehetőség nyílt, mint a gyermekek melletti munka, a távoktatás, vagy az újonnan felmerült vezetői feladatok kezelése, például a csapat összetartása, motiválása.

A rossz légkör otthonunkba költözhet

Nélkülözhetetlen a kommunikáció szabályozása is, ellenkező esetben a kollégákkal kijelölt kapcsolattartó felületeket átláthatatlanul árasztják el az üzenetek. Göröcs Lili ezzel kapcsolatban azt tanácsolja, először rögzítsük, melyik csatornát használjuk a csapaton belüli információcserére, és térjünk ki arra is, hogy mennyi időn belül várunk választ, hogyan jelezzük a másik felé, ha a munkához köthető egyéb okból nem vagyunk elérhetőek. Érdemes kijelölni azt az időkeretet, amikor nem lehet munkával kapcsolatos üzenetet küldeni, ezzel segítve a munka és magánélet egészséges egyensúlyának fenntartását.

A szakértő a munkáltatók felelősségét is kiemelte, ugyanis a munkavállalóknak jelentősen megnő az igényük a kapcsolattartásra a vezetéssel a távoli foglalkoztatás alatt. A szakértő elengedhetetlennek tartja legalább heti, kétheti rendszerességgel a munkaadó tájékoztatását az aktualitásokról. Ellenkező esetben a sok bizonytalanság és az információk hiánya félelmet szül az alkalmazottakban. Ez vezetőként sem könnyű, hiszen számos kérdésre ők sem tudják a válaszokat. Ilyenkor az őszinteség a legcélravezetőbb, ugyanakkor amennyire csak lehetséges érdemes a jó üzenetekre törekedni – tette hozzá a Göröcs Lili.

Hadüzenet a kiégésnek

A munkáltató és az alkalmazott között kialakított, immár a gyakorlatban is működő szabályok mellett is a korábbi sokszorosára nő az egyéni felelősség – figyelmeztetett a Magyar Távmunka Szövetség. A munkavállalóknál idővel a kiégés, az elbizonytalanodás és az önfegyelem elvesztése jelentik a legnagyobb veszélyforrást, míg a vezetőknél a kontrollvesztés félelme jelentkezhet nem megfelelően megszervezett távoli munkavégzésnél. A szövetség úgy látja, a helyzetet súlyosbíthatják a korábbi, rosszul szervezett távmunka tapasztalatai, vagy az otthoni munkavégzéssel kapcsolatos tájékozatlanság. Ha a nem megfelelő körülmények válnak megszokottá a home office-ban, a főnök nem tud közbelépni, panasszal pedig leginkább önmagunk felé élhetünk.

Magunk válunk jó főnökké

A szakmai szervezet első lépésként azt javasolja, legyünk jó főnökei önmagunknak, vagyis alakítsuk ki magunkban azt a motivációt, kötelességtudatot, amely alapfeltétele a mindennapi, kisebb vezetői kontroll melletti munkavégzés hatékonyságának. Azt követően, hogy tisztáztuk magunkban céljainkat, lehetőségeinket, következő lépésként a családdal kell kialakítani a békés együttélés új feltételeit. Ezek mindennapi működőképessége elengedhetetlen, akkor is, ha némi konfliktussal jár kijelölésük.

A hatékony home office alapvető feltételeinek megteremtését követően javasolja a szövetség a gyakorlati keretek kijelölését, tehát a munkavégzés helyét és idejét, a feladatok ellátása közben a bejövő és kimenő kommunikáció kontrollálását, megtalálni azokat, akik megadják a megfelelő visszajelzéseket az elvégzett munkánkról. A szakértők a havi teljesítményértékelés elvégzését ajánlják azoknak, akiknek ezt munkáltatójuk nem teszi.

Önfegyelemmel jár a kényelem

A távmunkában is szükség van keretekre és a számonkérésre – összegezték a szakértők. Kiemelték: mindehhez ugyanakkor önfegyelem szükséges, ami pszichológiai értelemben mindössze azt jelenti, hogy be kell tartani az önmagunknak tett, munkavégzéssel kapcsolatos ígéreteket. A fegyelmezetlenül végzett munkát a munkahelyen szankcionálják, de otthon nem feltétlenül van erre mód, vagy csak elnyújtva, akár jóval később. Ez pedig bizonytalanságra és félelemre ad okot a vezetőknek és a munkavállalóknak egyaránt, ami idővel pszichológiai és gyakorlati értelemben is komoly károkat okozhat.