Az iratok fénymásolása is jogszabályhoz kötött

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait, kivételt kizárólag jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi cél jelenthet.

Csak a tulajdonos engedélyével vehetik fel az adatbázisba Fotó: Éberling András

A munkáltatók csak kivételes esetekben másolhatják le jogszerűen az alkalmazottak személyes iratait – mutat rá a BDO Legal Jókay Ügyvédi Iroda, kivételt kizárólag jogszabályi felhatalmazás, illetve speciális, egyedi cél jelenthet. A jogi iroda a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság korábbi állásfoglalására hivatkozva a távirati irodának kifejtette, hogy személyes adatokat csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból lehet gyűjteni, s csak annyit, amennyire szükség van. Az okmányok fénymásolása adatkezelésnek minősül, így azt csak az Európai Unió általános adatvédelmi rendeletének (GDPR) és a célhoz kötött adatkezelés elvének betartásával tehetik meg a munkáltatók.

Csak a tulajdonos engedélyével vehetik fel az adatbázisba
Fotó: Éberling András

Így a helyes gyakorlat a személyazonosító okmányok bemutatása során az lehet, hogy az alkalmazott adatainak felvételekor a munkáltató részéről két ügyintéző megtekinti az okmányokat, megállapítják azok helyességét, majd erről egy feljegyzést készítenek, amelyet a munkavállaló aláír.

Az okmányok fénymásolását ugyanakkor bizonyos esetekben jogszabály írja elő – fogalmazott a BDO Legal adatvédelmi szakértő partnere. Simon Emese Júlia szerint ilyen például az apákat megillető pótszabadság adminisztrálása, amelynek során a gyermek eredeti születési anyakönyvi kivonatáról a munkáltató jogosult másolatot készíteni és azt megőrizni.

Továbbá ugyancsak jogszabály írja elő a megváltozott munkaképességű munkavállalót foglalkoztató munkaadók részére, hogy a rehabilitációs hozzájárulás megállapítására vezetett nyilvántartás részeként megőrizzék a megváltozott munkaképességgel kapcsolatos okiratok másolatát. Jogszerű indok a másolatkészítésre, ha banki ügyintézés miatt van szükség az aláírásra jogosult munkavállaló iratainak elektronikus továbbítására, vagy az okmányokat külföldi kiküldetés miatt a vízum intézése érdekében kell fénymásolni. A másolatkészítés általános jelleggel ugyanakkor nem tekinthető jogszerűnek.

A BDO Legal emellett arra figyelmeztet, hogy bár a NAIH az alkalmazottak okmányainak jogellenes másolása miatt eddig nem szabott ki bírságot, azonban erre a GDPR szerint húszmillió euróig van lehetősége.