Távmunka vagy home office? Nagyon nem mindegy az elszámolható költségek szempontjából

A home office rugalmas, de jogilag „könnyű”; a távmunka kötöttebb, viszont költségelszámolásban erősebb. A különbség a távmunka és home office között nem csak nyelvészeti, hanem pénzügyi is – és egy ellenőrzésnél nagyon is forintosítható.

Távmunka esetén, ha szerződésünkbe foglaljuk, több költséget téríthet meg a munkaadó. Fotó: StockPhotoDirectors Forrás: Shutterstock

Magyarországon a közbeszédben a home office és a távmunka gyakran egymás szinonimájaként jelenik meg, jogilag azonban két külön kategóriáról van szó. A különbség nem csak elméleti: eltérő adminisztrációt és eltérő költségelszámolási lehetőségeket jelent. A távmunka és az otthoni munkavégzés mára nem kivétel, hanem bevett gyakorlat. A kérdés viszont továbbra is sokakat foglalkoztat: milyen költségtérítés járhat ilyenkor jogszerűen és adómentesen?

Távmunka esetén, ha az szerződésbe van foglalva, több költségtérítés járhat Fotó: Pesti Tamás

Távmunka – jogszabályban nevesítve

A távmunka a munka törvénykönyvében önálló munkaszervezési forma. Lényege, hogy

• a munkavállaló rendszeresen a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen dolgozik,
• jellemzően informatikai eszközzel,
• és ezt előre rögzítik a munkaszerződésben.

A jogalkotó ezt a formát tekinti „klasszikus” távmunkának, ezért külön költségtérítési szabályokat is rendel hozzá.

Home office – rugalmas, de nem önálló kategória

A home office ezzel szemben nem külön jogintézmény, hanem a hagyományos munkaviszony egyik szervezési módja.

• Általában alkalomszerű vagy részleges (például heti 1–2 nap),
• gyakran belső szabályzat vagy vezetői engedély alapján működik,
• a munkaszerződés módosítása sokszor elmarad.

Jogilag tehát a munkavégzés helye ideiglenesen változik meg, nem a munkaviszony jellege.

Költségek: itt válik igazán élessé a különbség. Távmunka esetén: szélesebb, kedvezőbb kör. A távmunkában dolgozók számára a jogszabály kifejezetten megengedi az alábbiakat:

1. Rezsiátalány (adómentesen)
A munkáltató havonta a minimálbér 10 százalékáig terjedő, igazolás nélküli költségtérítést adhat.
Ez fedezheti például:

• áram
• fűtés
• víz
• internet
  arányos részét.

2. Számla alapján térített költségek
Elszámolható többek között:

• internet-előfizetés
• irodai bútor, eszköz
• monitor, nyomtató
• munkához szükséges szoftverek

3. Munkáltatói eszközök
Laptop, telefon, perifériák biztosítása nem minősül jövedelemnek. A kulcsszó, hogy a távmunka esetén a jogalkotó eleve számol azzal, hogy az otthon kvázi munkahellyé válik.

Home office esetén: szűkebb mozgástér

Home office-nál nincs automatikus jogosultság rezsiátalányra. A költségtérítés lehetőségei korlátozottabbak:

Elszámolható lehet:

• internet (ha a munkavégzéshez igazoltan szükséges),
• munkáltató által biztosított eszközök,
• konkrét, számlával igazolt munkaköltségek.

Nem jellemzően elszámolható:

• általános rezsiátalány,
• fűtés, villany „átlagos” része,
• lakhatással kapcsolatos költségek.

A hatósági gyakorlat itt jóval óvatosabb: a home office-t nem tekintik önálló munkavégzési helynek, inkább átmeneti megoldásnak.

Home office vagy távmunka? Ezért számít a besorolás

Egy ellenőrzésnél a Nemzeti Adó- és Vámhivatal nem azt nézi, minek hívják a rendszert a cégnél, hanem azt:

• mi szerepel a munkaszerződésben,
• rendszeres-e az otthoni munkavégzés,
• milyen jogcímen történik a kifizetés.

Ha rendszeres a home office, de nincs távmunka-szerződés, az adómentes rezsiátalány könnyen vitathatóvá válik. Vagyis nagyon fontos, hogy a papírmunka sem mindegy. A gyakorlatban tehát kulcskérdés a belső szabályzat vagy a munkaszerződés kiegészítése, amely rögzíti a távmunka feltételeit és a költségtérítés módját. Ellenőrzéskor a Nemzeti Adó- és Vámhivatal elsősorban azt vizsgálja, hogy a kifizetés jogcíme és mértéke megfelel-e a szabályoknak.

Összefoglalva elmondható, hogy az otthoni munkavégzés költségeinek térítése ma már jól körülhatárolt, rugalmas eszköztárból történhet. Az átalány gyors és adminisztrációbarát, a számlás elszámolás precízebb – a választás a munkáltató és a munkavállaló megállapodásán múlik. A lényeg: legyen tiszta a keret és dokumentált a gyakorlat.